把握细节规范办会
集团行政办公中心 吕静
会务工作是办公室的一项经常性工作,会务工作的好坏,直接影响到会议的质量和效果,而会务工作能否做好,往往取决于对细节的把握。在办会工作中,一个通知的发放不到位,一个座位的安排不合理,一个话筒的声音不正常,一个资料的装订不齐全等等细节上的问题,都会使会务工作不到位,给会议的质量和效果带来影响,所以要搞好办会工作,就必须以细致的作风,对会务工作中的细节细心观察,潜心把握,精心组织,实现精益求精办会的目标。具体来说,要从细节上做到“三个到位”。
从细节上做到会前准备到位
组织一次会议,会前准备到位是关键,只有会前准备充分,才能保证会议的顺利召开。会前的准备工作是由若干细节组成的,在做会前准备工作前,就要充分考虑各个细节,并根据考虑到的细节制定好会务筹备方案。制定会务筹备方案本身就是一个细节,注重这个细节就能发现并把握其他方面的细节,完善会前准备工作,提高工作效率,减少工作中的失误和差错,特别是召开紧急的大型会议等,尽管时间要求急,但磨刀不误砍柴工,制订了方案,就不会造成手忙脚乱、头绪不清的局面,避免出现差错甚至返工等现象。在制定会务筹备方案时,要根据会议的规模、层次等,考虑会议有哪些细节上的要求,如会标的制作、会议的通知范围、座次的安排、资料的发放、会场的布置等等,要把这些细节上的内容安排到人、责任到人。制定一个完善的会务筹备方案,往往能收到事半功倍的效果,如今年召开的《2019年发展纲要》落实推进会,其会务工作时间紧、任务重、标准高,要求在极短的时间内搞好会务准备工作,为此,我们在制定方案时潜心把握细节,除考虑到会标制作、通知发放、座次安排、资料发放、会议签到、会风督查等细节上的内容外,还要做好音响空调调试工作。这样那样的细节问题,经常在会务工作中出现,只有细节考虑具体、安排到位,在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容,从而保证会议质量和效果。
从细节上做到会中服务到位
会中服务是办会工作的重要一环,做好会中服务,要对细节细心观察,只有把握好每一个细小环节,才能使每一次会议开得井然有序。首先,要对会议中的一些常规性的细节服务进行规范,针对同类型的会议,要规范服务标准,做到有章可循。如集团召开的纪念建党97周年大会,就具有很强的政治性和严肃性,其会务工作标准高、要求严,服务不能随意化、简单化,我们除保证会场整洁等基本要求外,还从细节上把握,规范服务标准,提高服务质量,专门制定了《会务工作流程》,其中规定将茶杯放在与会人员右侧,将统一制作的标签牌放在与会人员的前方,话筒的倾斜度大概一致,对资料的分发根据会议议程按由上至下的顺序摆放在主席台领导会议桌上的正前方,侧看要求基本成一条直线等,这些细节上的规范,保证了会议桌上的整个摆设整齐划一;另外要求在开会前30分钟打开音响设备、视天气情况开启空调、会议中每隔30分钟添加一次开水等,有效提高了服务工作对会场秩序和会议氛围,维护严谨的会场秩序、严肃的会场氛围。其次,由于会中服务还具有不确定性,这就要求会议服务人员发挥好主观能动性,从小处入手,细心观察、善于把握细节,把握好与会人员的服务需求,确保从细节上做到服务到位。
从细节上做到会后整理到位
办会工作是个整体的动态过程,不但要搞好会前准备、会中服务,还要搞好会后整理。但以往工作中我们往往忽略了会后整理工作。对此,要从细节入手,在一个会议结束后,及时将会议记录、会议资料等进行整理,并清洁好会场。若集团重要决策性会议要及时整理会议记录,形成会议纪要,并把握好形成会议纪要的时间要求。对会议资料进行整理虽然没有明确要求,但体现了办公室服务工作的主动性、细节性,既有利于规范对会议资料的分类、保管、存档,又便于以后查找和翻阅相关资料。我们对每次大会的领导讲话、政策文件等整齐装订,分送给相关领导和单位,做到会议内容一目了然,以便于领导查阅资料,督查人员掌握会议精神,加强督促落实。
会必议,议必决,决必行,行必果。办好每场会议,从办公室细节把握开始!
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